《小强升职记》——我的升值经验分享

2008-12-18 10:38:00 , 0楼

我最近刚刚升为项目主管,我想把自己的经验分享出来,希望能抛砖引玉。
  
  我主要的经验是,通过提升自己时间管理、项目管理、平衡工作和生活的能力,不但能达到平静如水的心境,还可以获得更多升职的机会。
  
  一、你真的很忙吗?
  
  “最近忙不忙?”王总堆着满脸的微笑问身边的小强。小强知道王总虽然平时和下面的员工接触不多,但是他经常通过“电梯问答”的方式了解员工的心态以及企业的运行状况。王总训练有素的微笑意味着这并不是一句简单的问候。小强稍做准备后回答:“忙,非常忙——调研需求、敲代码、写文档……时间严重地不够用,天天都要加班。”
  这时电梯门开了,王总没有说什么,径直走了。这一天是6月20日。
  王总到办公室以后的第一件事就是把项目主管老付叫来。老付的年龄比王总还要大一些,是王总非常钦佩的一个人:他做事情非常高效,并且有计划、有目标、有思想;除此之外,他阅历丰富,见多识广,去过40多个国家。王总从来不和他隔着老板桌说话,这次也一样。王总走到他身边说:“来,老付,随便坐啊。我上次和你沟通过想请你担任CEO,让小强接替你现在的位置,嗯……”王总停顿了一下继续说:“你觉得小强现在能胜任吗?”老付自然是领会了上司的意思,回答说:“说实话,我觉得小强现在还不够成熟。我担心他一旦担任新的职务会手忙脚乱、晕头转向。不过我会尽我所能让他尽快成长起来的,王总你就放心吧。”
  转眼已经是晚上8点了,办公室只有老付和小强两个人,小强非常诧异从来不加班的老付今天怎么也走得这么晚。还没等他回过神儿来,老付已经走到了他的身边。
  “你真的很忙吗?”
  “呵呵,老付,怎么突然问这个啊?嗯,我觉得不是‘很忙’,而是‘非常忙’。”
  “你知道这世界由哪两类人组成吗?”
  “是男人和女人?”
  “呵呵,错,是‘确实很忙的人’和‘假装很忙的人’。”
  “这是脑筋急转弯??”
  老付自顾自地继续说:“假装很忙的人很虚伪,但这责任却不在他们。过去的几十年里,我们和我们的父辈都习惯于将‘忙碌’和‘刻苦’以及‘成功’划等号,并且鼓励我们让自己忙碌起来。比如说啊——小时候父亲总是对我说:‘你看人家谁谁谁,每天晚上学习到十一点,你怎么没有人家那种爱学习的劲儿呢?’我心想:‘哼,那家伙在班上学习成绩落后我七八名呢!’这还不算,记得在我念书的时候,父亲为了督促我的学习,每天晚上都会搬一个小凳坐在我旁边,一边给我扇扇子,一边让我做作业。做完了作业让我做习题,做完了习题让我背英语,背完了英语让我做试卷……所以我那时练就了一身‘灵魂出窍’的本领。而现在,我们已经不需要‘假装忙碌’了,因为越来越多的公司老总和项目负责人关注结果更甚于关注过程,只要能将任务完成,省下来的时间都是自己的。
  我发现你我都属于‘确实很忙’的人,但是‘确实很忙’的人还要分两种:一种是具备时间管理技能和目标管理技能的人,另一种则是不具备这些技能的人。这两种人忙碌的内容和结果都截然不同:前一种人用20%的时间完成了后一种人用80%的时间才能完成的事情,因此前一种人忙着考虑如何打发闲暇的时间,后一种人则忙着煮方便面和熬夜。”
  (现在,我们已经不需要‘假装忙碌’了,因为越来越多的管理者关注结果更甚于关注过程。)
  “……来,老付,您坐这儿吧,我给您倒杯水。您今天可真是反常啊,是不是我哪里做得不好?”小强被老付这莫名其妙的谈话搞糊涂了。
  “咱们打个赌怎么样?” 老付突然说。
  “……好啊,怎么个赌法?”
  
  
  

2008-12-18 12:31:38, 5楼

  谢谢,有了你们的鼓励,我想我会坚持的。接下来会有一些找出自己时间黑洞的方法,以及时间管理方面的技巧
  
  谢谢支持,也希望和大家探讨下,在职场中,时间管理的技巧,对自己的帮助究竟有多大,呵呵~~~

2008-12-18 15:53:03, 13楼

  
  老付和小强打的赌:看看你浪费了多少时间
  
  1. 先在一张纸上写下自己认为分别花费在“集中精力工作”、“无意义浪费时间”、“真正的休息”上的比例,比如:50%、30%、20%。
  2. 然后在纸上写下自己对“集中精力工作”、“无意义浪费时间”、“真正的休息”的描述。比如:
  a) 集中精力工作:心无杂念;进入忘我状态;效率很高。
  b) 无意义浪费时间:打开浏览器漫无目的地乱逛;和同事联机游戏;在办公室侃大山;无法集中精力;烦躁不安。
  c)真正的休息:打个小盹;到楼下散步。
  3. 连续五个工作日每隔一个小时记录下自己究竟处于“集中精力工作”状态、“无意义浪费时间”状态还是“真正的休息”状态。从早晨8点开始到晚上21点结束。
  4. 在周六上午统计一下在70个小时中“集中精力工作”、“无意义浪费时间”、“真正的休息”三种状态所占的时间比例。 (使用下页的时间统计表更方便。)
  
   “你觉得你的比例会是多少?”
  “嗯,我觉得差不多也就是50%、30%、20%。”小强说。
  “我赌你‘无意义浪费时间’在70%以上!”老付很自信地说。
  “不可能吧,这和我预期的30%相差也太远了!——好,我赌!”
  “那咱们击掌为誓!”老付扬起了手。
  “啪!”一个响亮的击掌。
  

时间统计表

2008-12-19 08:59:13, 32楼

  to zljandrea :
  咱们的想法是相同的,当你周围的人和你一起珍惜时间,管理时间的时候,彼此的效率都会得到大大的提升。
  
  to yibie:
  关于时间记录表,我觉得应该是在一开始你想找到你的时间黑洞时使用的,他可以让你看到你的每一分钟花费到了什么地方,让你看到"血"的事实.这样你就知道你的潜力有多大,你的时间还有多少挖掘的余地,这也是我把这个当作第一章的原因,呵呵
  
  to 消疯:
  是的,后面就会讲到gtd,关于gtd是什么,可以去我的博客http;//www.gtdlife.cn
  谢谢

2008-12-19 12:20:40, 36楼

  二.认识时间黑洞
  我愿意手拿帽子站在街角,请过路人把他们用不完的时间投在里面。
   ——贝伦森
  一周后,大清早刚上班,小强就闯进老付的办公室兴奋地说:“老付,你真行,你赢了!”老付笑着说:“不急,不急,你说什么东西我赢了?”
  “我……浪费时间……70%以上……”
  “你赌输了,怎么还这么兴奋啊?”
  “这说明我的工作效率还可以提高3倍以上,这样我就会有更多的时间去享受生活了!你说我能不兴奋吗?”
  “让我先看看你的统计结果。”
  小强的统计结果
  
  
  “确实惨不忍睹,呵呵。不过,你有没有想过,你浪费掉的那些时间究竟跑到哪里去了呢?要拯救你的这些时间,你必须重新找到它们。”老付说。
   “这个我确实没有想过,它们应该是……消失了吧?”
   “你的时间陷入了‘时间黑洞’里。”
   “时——间——黑——洞?”
  “时间黑洞,顾名思义,它会永无止境地吞噬你宝贵的时间。这绝非耸人听闻,它是确实存在的,你仔细想想看——
  比如说,下午和老婆去超市,想买点儿水果,估计最多10分钟搞定。走进超市的时候就在想,买什么水果呢?看了看苹果,不错——哇,那里香蕉在打折耶!怎么办呢?先拿个购物篮吧,装进了香蕉和一些苹果之后,发现苹果旁边还在卖进口的果酱,看起来蛮不错的,早晨不能总是吃油炸食品嘛,不如从明天早晨开始烤面包、夹果酱、喝牛奶,呵呵。不过在此之前把购物篮换成购物车吧……这是‘超市时间黑洞’。”
  “你说的不就是我么,呵呵。”小强不好意思地笑笑。
  “还有‘电视时间黑洞’。比如说啊——看了整整1个小时的报表,先休息一会儿吧,劳逸结合嘛,于是打开电视。哇塞,运气不错,正在演《大话西游之大圣娶亲》,虽然看过了无数遍,但是每一遍都不能错过。看完之后随便换个台,居然是中国队世界杯的小组赛,虽然中国男足不怎么样,但是身为中国人还是一定要支持的……等看完的时候已经是23点多,结果工作了1个小时,休息了5个小时。
  我们现在遇到最多的就是‘网络时间黑洞’:早晨刚刚坐到办公室,水倒好、电脑打开,可以开始一天的工作了,不过别着急,先打开QQ和MSN看看谁在,喔,一个在上海的老同学刚上线,不聊聊怎么行?对方发过来一篇文章的链接,是关于最新电影的评论,看完之后网页下面的“相关新闻”里有女主角最新的绯闻,看完之后立即在网上寻找这部电影的下载地址,在等待下载的过程中到“猫扑”看看……结果等再次想到工作的时候已经到了午饭时间。
  这些都是典型的例子,它们共同的特点是提供很多相关的信息吸引我们的注意力,使消耗的时间在不知不觉中膨胀。我们一开始是出于非常单纯并且单一的目的逛超市、看电视、找资料,而最终却花费了大量的时间,就像开始拉着一根绳子,最终却拉出一头大象。”
  (时间黑洞的共同特点是提供很多相关的信息吸引我们的注意力,使消耗的时间在不知不觉中膨胀。)
   “哎呀,老付,你说的太有道理了!可不就是这样吗?——那你能不能告诉我,时间黑洞是怎么产生的呢?”
   “时间黑洞的产生源于大脑不善于记忆的特点。人常说‘好记性不如烂笔头’,大脑喜欢做的是创造性的思维,只有对大脑形成强烈刺激的事情才会被存储下来,因此那些极具规律性,并且比较枯燥,或者是目的性不强、没有主动性的事情,将会很容易被遗忘。”老付一边说,一边在打废的A4纸背面写写画画。
   “那你的意思是说,因为我做事情不够主动,目的性不强,没有计划,所以很容易陷入时间黑洞,从而浪费生命,是这样吗?”
  “小强啊,孺子可教!”
  “嘿嘿,一般一般,世界第三。王总第一,你第二,我第三,呵呵……”
  “我怎么才是第二啊?你看看你,说错话了吧?作为惩罚,我要再给你布置个作业。”
  “好啊,好啊,你肯给我布置作业,说明老付你看得起我小强,呵呵。放马过来吧,什么作业?”
  

小强的统计结果

2008-12-19 13:52:18, 40楼

  to 古道_st:
  
  兄弟,真的是最后一次??其实这样的形式更容易让人接受,都像我博客那样,有点说教了,呵呵,你也可以尝试“下凡”一次嘛。
  
  to tuboshumm:
  谢谢你,我会继续坚持的。加油。
  
  to 4樱桃老丸子4:
  慢慢来嘛,先写出来现象,然后再分析,然后再提炼方法,呵呵~如果觉得着急,我的blog上已经有很多的经验总结了。呵呵
  
  www.gtdlife.cn

2008-12-19 18:48:52, 44楼

  to speed1:
  
  我并不是说升官发财的事情,而是个人的成长, 还有什么是比让自己保持成长更宝贵的呢?
  
  至于上面的小强,的确是我,这篇文字也是我的真实经历,我很庆幸自己碰到了那么好的一个朋友指引着我成长.

2008-12-20 16:11:34, 60楼

  to 候鸟沧浪客:
  我希望你能奈着性子把整个连载看完,我想结果不会让你失望的,我知道关于时间管理的ppt很多,牛人也很多,不过这些是我真正的经验总结,亲身经历,我想,比那些东西要真实的多,实用的多。谢谢。
  
  to 古道_st :
  咱俩双剑合璧,就无敌了。呵呵~加油吧~你那个关于Outlook的系列写的非常棒,我会继续转载的,呵呵~~把我自己的连载都压后了,够哥们吧。
  
  to yibie:
  咱也就不强人所难了,让老外用筷子,确实难为他了,呵呵~
  
  to 风去云还在:
  加油吧,让我们一起成长!!

2008-12-21 12:46:14, 67楼

  “其实很简单,就是按照下面的流程记录下自己的工作情况。”
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  老付给小强布置的作业:记录自己一天的工作情况
  
  1.每隔一个小时写出下一个小时计划做的事情。
  2.一个小时结束之后记录下结果。
  3.坚持一整天。
  
  【附图】
  
  这时老付桌上的手机响起了“嘀嘀嘀……”的急促铃声。
  “你的手机铃声也太难听了吧?”
  “这是倒计时器,要那么好听的铃声做什么?”
  “倒计时器?”小强显然被这个字眼搞糊涂了。
  “以后有机会再和你详聊这个,我现在还有点事情要处理。如果你愿意的话,咱们每天下午下班后找一个小时的时间聊聊,怎么样?”
  “好啊,好啊,我当然是求之不得。不过,我还得问一句,你怎么对我这么好啊?”
  “因为我正在执行一个‘树的成长计划’。”
  “树的成长……”小强彻底糊涂了。
  如何避开时间黑洞(老付的锦囊妙计)
  “老付,早晨我还有个重要问题没来得及问:我怎么才能找到自己的时间黑洞,然后避开它呢?”下班后,小强推开老付办公室的门问。
  “你呀,还真是个急性子。”老付放下了手头的工作。“其实衡量一件事情是不是有意义,主要是看我们投入时间之后是否有预期的产出。如果达到了预期效果,那么你投入的时间就是有意义的,否则就是浪费时间。所谓时间黑洞指的就是被浪费掉的时间的集合。而揪出时间黑洞的最好方法,就是认真完成我早晨留给你的作业,怎么样?拿来我看看。”
  
  
  
  
  小强的作业
  【插图】
  
  “让我们一起分析一下吧,来,搬个凳子,坐到我的旁边。从你的作业里,我们可以看出你在这一天内应该完成的事情共有5件:
  1.检查、回复邮件。
  2.完成项目计划书。
  3.完成会议纪要。
  4.修复路由器故障。
  5.分析客户投诉并找对策。
  其中:
  1.按计划完成了2件(检查、回复邮件;修复路由器故障)
  2.延时完成了1件(完成会议纪要)
  3.没有完成2件(完成项目计划书;分析客户投诉并找对策)
  按计划完成的原因是:清空收件箱已经是一个习惯,因此能按计划完成;修复路由器故障是因为非常重要而且紧迫,不修复全公司就不能上网。
  延时完成的原因是:和同事闲聊,使注意力转移,无法集中精力完成会议纪要,原本只需要40分钟时间,实际用了2个小时。
  没有完成的原因是:1.上网聊天和上淘宝买衣服,占用了大部分时间。2.临时开会,打乱了计划。”
  “哇,老付,我太崇拜你了!经你这么一分析,我的思路感觉一下子就清晰了,今天算是体会到了什么叫醍醐灌顶。”
  “你先别得意,这只是对今天活动的一个简单记录和分析,我们的目标是找到你每天的‘高效时段’。”
   “嗯,我确实有那样的感觉。有的时候好像突然变得效率很高,像是拧紧了发条;有的时候又莫名其妙地很烦躁,什么都不想做,什么都做不进去。”
  “时间黑洞是由时间块聚集而成的,这有点儿像滚雪球,一点一点的雪聚集起来就形成了气势逼人的大雪球。或许你对写报告时聊3分钟QQ不以为然,但是我要告诉你,曾经有人做过这样的实验:当你的注意力被打断之后,如果想要重新集中注意力至少需要15分钟;如果你的思路被打断的话,那么你可能与iPod这样的伟大创意擦肩而过。时间黑洞不仅将‘无意义’的时间吞噬,还将‘集中精力’的时间破坏。这样吧,在找到你的高效时段之前,我先给你一些建议,可以帮助你尽量避开时间黑洞。你将它们写在便签上,贴在办公区域的醒目位置,对你工作效率的提高会非常有帮助。”
  (时间黑洞不仅将“无意义”的时间吞噬,还将“集中精力”的时间破坏。)
  “这一定是锦囊妙计啊!我先去试试灵不灵。呵呵。”
  老付给小强的锦囊妙计:避开时间黑洞的小策略
  

附图



小强的作业



锦囊妙计

2008-12-21 21:46:56, 77楼

  to iamvista:
  VISTA也来啦?见笑了,呵呵,多谢捧场,还希望能在这里和你多交流交流。您的blog我可是一直订阅的,赞!
  
  to ghsora:
  谢谢,希望这样的形式大家能够喜欢,并且希望大家能够从我的故事里产生一点点的共鸣。
  
  其实最希望的,还是大家能在这里和我分享一些自己工作生活中用到的一些时间管理方法,或者个人成长经验。咱们互相交流,共同进步,呵呵~~~
  谢谢。
  
  to yibie:
  你不给我授权我怎么引用啊,呵呵。学习时间管理,从分析时间日志开始,似乎成了大家的共识。呵呵~
  
  让我们一起成长!!

2008-12-22 08:57:23, 81楼

  to 轻闲一柳
  欢迎来自GTDLife.cn的朋友,虽然这个系列的连载里没有提到GTD这个词,但是整个过程都是采用这种方法,呵呵,让我们一起努力吧。

2008-12-22 11:15:29, 84楼

  呵呵~~~其实这里面不仅仅包含GTD的方法,我打算写更多时间管理和个人提升的实际经验出来,让大家能在小强的身上看到自己的影子,呵呵~~~

2008-12-22 13:19:16, 91楼

  联想确实够丰富的,呵呵~~出书的事情只能等机遇了,不过我一定会尽力完成这个连载,和大家多多的交流。
  
  我觉得时间管理,不仅仅是能给你腾出更多的时间,我觉得应该先站在一定的高度去规划自己,这样时间管理才有意义,说到底,我觉得个人成长是一种境界的成长,不知大家是否认同。希望多交流,呵呵~~谢谢

2008-12-22 16:54:10, 95楼

  使用时间日志(老付的制胜法宝)
  
  
  
  7月2日下班后,老付和小强又凑到了一起。老付瞅着小强格挡上写着“锦囊妙计”的便签问道:“觉得我的几个小建议怎么样?”
  “好啊,好得不得了。”
  “还要不要打赌?我赌你绝对没有100%按照上面的要求去做。”
  “这个……还是算了吧……我确实没有全部做到……老付,什么都瞒不过你。”
  “瞒不过我的原因很简单,因为我也是从你这个时候一步步过来的。”
  “那意思是我也有可能成为你这样的高效专家?”
  “不但非常有可能,而且会比我做得更出色。”
  “有你的一半就行了,呵呵。”
  “一般情况下,人们看到我前面的那些建议都会说:‘嗯,不错,有道理,有机会一定试试。’然后就烟消云散了。因为他们对时间黑洞的认识还没有触及内心,也没有看到血淋淋的事实。我向你推荐一个避开时间黑洞、找到高效时段的法宝——时间日志。
  (时间日志是避开时间黑洞、找到高效时段的法宝。)
  时间日志就像是我们记录自己的支出一样,忠实地记录我们的时间都花费在什么地方。据我的使用经验来看,记录时间日志有下面几个好处:
   记录时间日志的好处
  ◎ 每小时提醒你珍惜自己的时间。
  ◎ 充分地掌握自己的时间,避免轻易原谅自己。
  ◎ 分析自己时间的投入与产出。
  ◎ 找到你的最高效时间段。
  ‘分析自己时间的投入与产出’的内容我们以后再聊,在这里,我们先来聊聊‘找到你的最高效时间段’的话题吧。像你这样进入工作岗位不久的人一般都具有下面的几个特点:
   职场新人的特点
  1、工作从勤杂工开始:一般新人都是被重点‘照顾’的对象,收发传真、跑腿办事、编写文档等,都是对新人的考察。
  2、炸弹隐藏在琐事中:作为新人来讲,你的一举一动都被所有人看在眼里,他们不会告诉你该怎么做,只是把一堆任务交给你,然后观察你的表现。这些琐事里面总会有一件或者两件非常重要的事情,如果你没有找出它们并且搞定它们的话,你充其量也只能算作‘勤杂工’。
  3、忙碌而且盲目:绝大多数新人都是非常辛苦地做好自己的份内工作,但是为什么只有少数人能够迅速得到提升?别忘了你背后的那双眼睛!”
  “说得太到位了!老付,我就老被你盯着,呵呵。”
  “所有的这些都是对你时间管理技能的考验,这是职场的一种‘潜规则’。其实我们只要有自己的一套处理日常事务的方法,不管这个方法是什么,都会让我们的人生变得高效和井井有条。拿我自己的方法来说吧,其实我处理任何工作事务都只有四步:
   老付工作四步法
  第一步:将所有的任务放入工作篮,不论是谁在什么时候交给我的任务,统统放进工作篮里。
  第二步:将可以置之不理的任务清除掉;将必须在某天处理或者必须转交别人处理的任务拿出来;将那些可以在两分钟之内完成的任务立即完成。
  第三步:将需要在特定日期处理的事情写进日程表;将需要别人处理的事情立即转交并且设置到期提醒;将需要现在处理的事情摆在办公桌上。
  第四步:在自己最高效的时段,做最重要的事情;其他的事情也做合理安排。
  Ok,就这么简单!小强,你知道接下来我们该做什么吗?”
  “找到自己的高效时段!”
  “完全正确。我相信很多人都不清楚自己最高效的时段是什么时候。不要相信自己的感觉,要相信数据,相信记录。我又要给你布置作业了,还是用一周的时间,如实填写这份时间日志。”
  “没问题!”
  
  
  小强的新作业:填写一周的时间日志

小强的新作业

2008-12-22 17:10:42, 98楼

  to davidgiggs:
  
  看完出冷汗??不是恐怖片啊?
  
  to ancery:
  
  看的蛮细的。呵呵~~写长篇确实不容易,现在深以为然,我现在只有每天2小时的时间用来写作,本身就是一个时间管理的大难题,不过我相信我会很好的解决并且把经验和大家分享的。。呵呵~~
  
  另,都是一些朋友过来捧场,见笑啦。。希望把关注时间管理、GTD、个人提升的朋友都聚集过来才好呢,大家一起打情骂俏,呵呵。
  
  另,啥都不怪,就怪人品。。。。。我的小经验:
  
  1.用notepad写好,调整格式,天涯调正框太小。
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  3.尽量用ie。。。
  4.一切皆有可能
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